跨部門追蹤會議紀錄
會議名稱：AI 導入專案 跨部門追蹤會議
日期：2026-09-16
出席：陳經理（PM）、資訊部 吳主任、行銷部 黃副理、法務 李專員

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1. 資訊部進度

吳主任：伺服器擴容已完成，新的環境下週一可以開放測試。資安檢核清單
已經送出，法務那邊還在審。另外提醒，這次擴容的費用比原本預估多了
約 15%，主要是因為多加了備援機房。

2. 法務意見

李專員：資安檢核大致沒問題，但有一點要確認：如果系統會處理到客戶的
聯絡資訊，需要額外走一次個資影響評估（PIA），這個流程通常要 5-7
個工作天。目前不確定專案範圍是否會碰到客戶個資，需要產品端確認。

陳經理：目前規劃的使用情境不會直接處理客戶個資，主要是內部作業資料。
但不排除未來擴充功能會用到，建議先預留 PIA 的時間 buffer。

3. 行銷部意見

黃副理：如果 10 月要對外發布，行銷素材至少需要提前 2 週準備，
也就是最晚 9 月底要拿到明確的功能清單與上線日期，才來得及製作。
另外，這次發布是否要包含客戶案例？目前手上還沒有任何一個完整案例。

陳經理：先以內部發布為主，對外案例等第一批使用者回饋出來後再評估，
大約會在 11 月。

4. 跨部門待辦

- 吳主任：確認擴容超支金額是否需要簽核，9/19 前回覆。
- 李專員：確認系統是否會處理客戶個資，若會，啟動 PIA 流程。
- 黃副理：先準備內部發布素材，對外素材待 11 月案例確認後再啟動。
- 陳經理：彙整以上決議，同步給專案 Sponsor。

5. 未解決事項

擴容超支的簽核流程目前卡在誰要核准（部門主管或專案 Sponsor），
這點下次會議需要有明確結論，否則下週一的環境測試可能因為費用
問題被暫緩。

會議結束時間：預定 60 分鐘，實際開了 75 分鐘。