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AD 102 · 模組 1

訪談與現況

學會結構化訪談原則、從工作本身而非 AI 出發提問,繪製 current-state 流程並標出交接與判斷點。

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學習目標

  • 使用中性、具體事件、evidence probing;避免 leading question。
  • 從 trigger、input、actor、tool、decision、exception 問工作,不從「你想用 AI 做什麼」開始。
  • 建立 bounded current-state sequence,保留 actor/system/input/output。
  • 定位交接、排隊、核准、重複輸入與關鍵判斷。
  • 雙人/小組訪談,邊聽邊 map,最後 member-check。

訪談原則

30 分鐘

訪談原則(Discovery Interview Principles)

學習目標:使用中性、具體事件、evidence probing;避免 leading question。

Leading question 已經暗示了答案,例如「這個流程是不是很沒效率?」;受訪者很容易順著問題點頭,卻沒有真正描述事實。中性問法改問具體事件:「上一次你處理這件事時,發生了什麼?」。Evidence probing 則是在對方給出印象式描述後,追問具體證據:「你說『常常』,大概是多常?上次是什麼時候?」

訪談問句自我檢查
欄位說明
有沒有暗示答案?有 → 改成開放式問句
問的是印象還是事件?印象 → 追問具體的上一次
有沒有要求證據?沒有 → 補問「你怎麼知道」
工作情境

訪談某行政單位的請假流程。Leading:「簽核是不是卡很久?」中性+evidence probing:「上一次你送出請假申請,主管多久之後核准?你記得的話,上一次是哪一天送出、哪一天核准?」

Leading question(暗示答案)

  • 「這個系統是不是很難用?」
  • 「大家應該都覺得流程太複雜吧?」
  • 「核准是不是常常拖很久?」

中性+evidence probing(問具體事件)

  • 「上一次你用這個系統完成任務,花了多久、卡在哪一步?」
  • 「上一次處理這個流程時,實際發生了什麼?」
  • 「你記得最近一次核准,是哪天送出、哪天核准的?」
  1. 問開放式問題
    不預設答案方向,先問「發生了什麼」而不是「是不是很糟」。
  2. 聽到印象式描述就停下來
    當對方說「常常」「很久」「大家都」,先記下來,但不要直接當成事實。
  3. 追問具體的上一次
    「你說的上一次是什麼時候?那次花了多久?」把印象拉回具體事件。
  4. 追問證據來源
    「你怎麼知道的?是自己經歷的,還是聽別人說的?」確認資訊的可信程度。

資訊

Human、AI、Human:人主持訪談與判斷,AI 可協助整理紀錄,但流程結論與證據判斷由人負責。

注意

資料安全提醒:本課程所有練習一律使用課程提供的模擬情境檔案,不含任何真實機構或個人資料。
自我檢測

下列哪一句最符合中性、具體事件、evidence probing 的訪談原則?

下列哪一句最符合中性、具體事件、evidence probing 的訪談原則?

重點: 好的訪談問句不暗示答案,而是引導對方描述具體發生過的事,並追問證據。

問工作,不是問 AI

35 分鐘

問工作,不是問 AI(Ask About Work, Not AI)

學習目標:從 trigger、input、actor、tool、decision、exception 問工作,不從「你想用 AI 做什麼」開始。

一開始就問「你想用 AI 做什麼」,受訪者往往會直接想像一個工具功能,而不是描述真實的工作。改問工作本身的六個面向:什麼觸發這件事、有哪些輸入、誰參與、目前用什麼工具、有哪些判斷、有哪些例外情況。先把工作說清楚,才知道 AI 能不能幫上忙。

問工作的六個面向
欄位說明
Trigger什麼事情讓這件工作開始?
Input有哪些輸入資料或文件?
Actor誰參與這項工作?
Tool目前用什麼系統或工具?
Decision過程中有哪些判斷?
Exception有哪些例外或特殊情況?
工作情境

訪談請假流程時,不問「你想要 AI 幫你做什麼」,而問:「觸發:員工想請假時打開什麼系統?輸入:需要填哪些欄位?參與者:誰會看到這筆申請?工具:現在用什麼系統或表單?判斷:主管核准時考慮什麼?例外:有沒有需要跳過正常流程的情況?」

工作情境(對照案例:場地借用申請)

訪談場地借用流程時,同樣用六個面向展開:Trigger(社團想辦活動時,先查詢場地是否有空)、Input(活動名稱、人數、使用時段)、Actor(申請社團、場地管理單位、消防安全審查人員)、Tool(目前用紙本申請單加 Excel 排程表)、Decision(人數是否超過場地容留上限、是否需要加派駐警)、Exception(大型活動需提前兩週申請、跨部門共用場地需雙方同意)。先把這六項問清楚,才能判斷 AI 能不能幫上忙,幫在哪一步。

  • 一開始就問「你想要什麼功能」,受訪者容易直接想像一個介面或聊天視窗,而跳過真正的工作細節。
  • 把問題拆成六個面向,可以避免漏問,尤其是容易被忽略的 exception(例外情況)。
  • Tool 這個面向要問「目前」用什麼,而不是「理想上」想用什麼,才能真正了解現況。
  • Decision 面向要問到「依據什麼判斷」,不能只停在「主管要審核」這個表面答案。

資訊

Human、AI、Human:人主持訪談與判斷,AI 可協助整理紀錄,但流程結論與證據判斷由人負責。
自我檢測

訪談一開始,下列哪一個問法最符合本課原則?

訪談一開始,下列哪一個問法最符合本課原則?

重點: 先把工作的 trigger、input、actor、tool、decision、exception 問清楚,AI 的角色留到後面再談。

繪製現況流程

40 分鐘

繪製現況流程(Map Current Process)

學習目標:建立 bounded current-state sequence,保留 actor/system/input/output。

Current-state process map 是把訪談得到的資訊排成有起點、有終點的步驟序列,每一步標明誰做(actor)、用什麼系統(system)、輸入是什麼(input)、輸出是什麼(output)。範圍要有邊界(bounded):明確從哪裡開始、到哪裡結束,不要把整個部門的工作都塞進一張圖。

每一步的四個標籤
欄位說明
Actor誰執行這一步?
System用什麼系統或工具?
Input這一步的輸入是什麼?
Output這一步的輸出是什麼?
工作情境

請假流程 current-state map:(1)員工填寫請假單(actor:員工;system:紙本表單;input:請假事由;output:填好的表單)(2)主管審核(actor:主管;system:無;input:填好的表單;output:核准或退回)(3)人事登錄(actor:人事;system:人事系統;input:核准的表單;output:假別紀錄)。

  1. 先定邊界
    明確寫下第一步從哪裡開始、最後一步到哪裡結束,不要還沒畫就先擔心畫不完。
  2. 依時間順序列出每一步
    按照實際發生的先後順序寫下每個步驟,先不要急著簡化或美化。
  3. 每一步補上四個標籤
    為每一步標上 actor、system、input、output,缺一個就先留白標記待確認。
  4. 檢查步驟之間是否接得起來
    確認前一步的 output 是不是下一步的 input,接不起來的地方往往就是被遺漏的步驟。
工作情境(對照案例:場地借用申請)

場地借用 current-state map:(1)社團填寫申請單(actor:社團代表;system:紙本單;input:活動資訊;output:填好的申請單)(2)場地管理單位查詢空檔(actor:場管人員;system:Excel 排程表;input:申請單;output:是否有空檔的結論)(3)消防安全審查(actor:駐警隊;system:無;input:人數與場地資訊;output:是否需加派駐警的判斷)(4)核准通知(actor:場管人員;system:Email;input:審查結果;output:核准或退件通知)。

資訊

Human、AI、Human:人主持訪談與判斷,AI 可協助整理紀錄,但流程結論與證據判斷由人負責。
自我檢測

繪製 current-state process map 時,下列哪一個做法最正確?

繪製 current-state process map 時,下列哪一個做法最正確?

重點: 現況流程圖要有明確邊界,每一步都標明誰做、用什麼、輸入輸出是什麼。

判斷點與交接

35 分鐘

判斷點與交接(Decisions and Handoffs)

學習目標:定位交接、排隊、核准、重複輸入與關鍵判斷。

交接(handoff)是工作從一個人或系統轉移到另一個人或系統的地方,常常是延遲與資訊遺失的來源。排隊(queue)是工作等待處理的地方。核准(approval)與關鍵判斷(key decision)需要記錄判斷依據與 owner。重複輸入(duplicate entry)是同樣資料被輸入超過一次,是常見的浪費與錯誤來源。

四個訊號
欄位說明
Handoff工作從誰轉移到誰?
Queue工作在哪裡等待?
Approval / decision誰核准、依據什麼?
Duplicate entry同樣的資料是否被輸入超過一次?
工作情境

請假流程中:員工填紙本表單後交給主管(handoff 1,可能遺失或延遲),主管核准後人事再重新登錄到系統(handoff 2 + duplicate entry,因為人事又打一次員工已經寫過的資料)。

健康的交接

  • 交接時有明確的接收確認(例如系統通知、簽收)。
  • 等待時間有上限,超過會有人主動追蹤。
  • 核准依據清楚列出條件,不同人判斷結果一致。

有問題的交接

  • 案子交出去之後不知道有沒有人收到,只能等對方「想起來」。
  • 排隊沒有上限,案子可能一放就是好幾天。
  • 同樣的資料在不同系統各打一次,沒有人確認兩邊是否一致。
  • 問受訪者:「交出去之後,你怎麼知道對方收到了?」沒有明確答案,就是潜在的 handoff 風險。
  • 問受訪者:「案子在這裡通常會停多久?」如果答案是「不一定,看對方忙不忙」,代表這是一個排隊黑箱。
  • 問受訪者:「核准時主要看哪幾個條件?」如果不同主管給的答案不一樣,代表核准標準不一致。
  • 問受訪者:「這個資料是不是在別的地方也打過一次?」能幫你快速找到重複輸入的地方。

資訊

Human、AI、Human:人主持訪談與判斷,AI 可協助整理紀錄,但流程結論與證據判斷由人負責。
自我檢測

在流程圖上發現人事需要把員工已填寫的請假事由重新打一次進系統,這屬於哪一種訊號?

在流程圖上發現人事需要把員工已填寫的請假事由重新打一次進系統,這屬於哪一種訊號?

重點: 交接、排隊、核准與重複輸入是流程圖上最值得標記的四種訊號,常常是後續痛點分析的起點。

訪談實作

40 分鐘

訪談實作(Guided Interview Lab)

學習目標:雙人/小組訪談,邊聽邊 map,最後 member-check。

兩人一組,一人訪談、一人記錄並即時畫出流程草圖。訪談結束後做 member-check:把畫好的流程圖念給受訪者聽,確認「我畫的對嗎?有沒有漏掉或畫錯的地方?」member-check 是避免訪談者自己腦補流程的關鍵步驟。

訪談實作四步驟
欄位說明
分工一人訪談、一人記錄畫圖
訪談使用中性問句、追問證據
草繪邊聽邊畫 current-state 流程
Member-check念給受訪者聽,確認正確性
工作情境

訪談情境:選定一位同學扮演「行政人員」,描述一項真實或模擬的工作(例如場地借用申請)。另一位同學訪談並邊畫流程草圖,訪談結束後對受訪者念出流程圖,逐步確認。

  1. 分工與暖場
    確認誰負責提問、誰負責記錄畫圖,並先說明訪談目的,降低受訪者的防備心。
  2. 邊訪談邊草繪
    記錄者一邊聽一邊畫出步驟框,暫時不管美觀,重點是不漏掉任何一步。
  3. 追問空白處
    畫到一半發現缺 actor 或 input 時,當場追問,不要等訪談結束才發現漏問。
  4. Member-check 收尾
    念出完整流程圖,逐步問受訪者「這一步對嗎?有沒有漏掉的情況?」,依回饋修正。
  • 「我畫的這一步,是先發生還是後發生?」確認順序是否正確。
  • 「這裡是不是還有我沒畫到的步驟?」主動邀請對方補充遺漏。
  • 「這個決定是你自己判斷,還是要請示別人?」確認 actor 與 decision 是否畫對。
  • 「如果是特殊情況,流程會不一樣嗎?」確認例外狀況有沒有被畫進去。

資訊

Human、AI、Human:人主持訪談與判斷,AI 可協助整理紀錄,但流程結論與證據判斷由人負責。
自我檢測

訪談結束後,下列哪一個步驟最能避免訪談者自己腦補流程細節?

訪談結束後,下列哪一個步驟最能避免訪談者自己腦補流程細節?

重點: 邊聽邊畫,最後一定要 member-check:讓受訪者親自確認流程圖,而不是訪談者自己腦補。

接下來做什麼?